Inilah mini time management dimana waktu-waktu singkat termanfaatkan secara optimal. Tanpa disadari Anda telah melakukan (pooling) atau penggabungan beberapa kegiatan tanpa membuang waktu dan terganggunya pekerjaan lain.

Rapat Tidak Efisien

Rapat menjadi penting karena semua kegiatan dan tugas-tugas dari berbagai kalangan dikoordinasikan untuk pencapaian paling optimal, efektif, dan efisien. Pada praktiknya justru rapat menjadi pemakan waktu yang paling lahap. Cobalah catat berapa banyak waktu Anda termakan oleh berbagai rapat dalam sebulan? Ini terjadi karena karakter orang-orang yang mengikuti rapat tersebut, kelemahan pemimpin rapat dalam mengendalikan agenda, kaburnya mekanisme rapat tersebut; dan biasanya dalam rapat selalu banyak bicara daripada aksi.

Interuptif

Yakni gangguan yang tak diharapkan. Hal ini seringkali menjadi penyebab tidak efisiennya dalam pengelolaan waktu, misalnya saja tamu yang datang tanpa membuat janji terlebih dahulu, telepon yang membanjiri suasana kerja kita. Bila ini terjadi berarti Anda dipengaruhi kepentingan eksternal tanpa Anda sendiri bisa menyelesaikan hal-hal penting Anda. Solusinya, latihlah diri Anda dan tingkatkanlah kemampuan mengambil keputusan Anda untuk menanggapi permintaan eksternal, tentu saja bukan berarti menampikkan kepentingan orang lain.

Sosialisasi Berlebihan

Sebagai makhluk sosial tentu saja kita semua perlu berinteraksi dan bergaul dengan orang lain. Apalagi bagi da’i, kita dituntut untuk menyerukan risalah kebenaran ini kepada setiap manusia. Namun terkadang sosialisasi ini tak mengenal batas, hingga tanpa disadari kita kehilangan banyak waktu hanya mengobrol ngalor ngidul.

Saran praktis : Biasakan ketika Anda bersosialisai tentukan terlebih dahulu tujuan positif yang ingin dicapai dan biasakan membuat limit waktu (Time Budgeting). Rasulullah SAW bersabda, “Sejelek-jelek umatku ialah yang paling banyak omongnya, bermulut besar, dan berlagak sok pintar. Dan sebaik-baik umatku ialah mereka yang baik akhlaknya.” (HR. Bukhari dalam al adab al mufrad dari Abu Hurairah).

Superman

Takut mendelagasikan pekerjaan. Bila ini dilakukan, berarti Anda bergaya manajamen kuno yang selalu ingin melakukan segala sesuatu sendirian. Sikap perfeksionis yang berlebihanlah sebagai penyebabnya.

Dalam perkembangan ilmu manajemen, gaya seperti ini adalah gaya manajemen pertama (managment by doing). Sementara gaya manajemen generasi terakhir sekarang ini sering dikenal dengan management by quality yang berciri kental berorientasi pada tim kerja (team work).

Jadi, bila Anda sulit mendelegasikan pekerjaan berarti Anda telah membuat diri Anda sendiri menjadi orang primitif.

Saran praktis:

Pertama, sadarilah bahwa hal tersebut kuno, ketinggalan zaman, tidak efektif, dan malah melelahkan. Bahkan hal tersebut tidak sejalan dengan konsep Islam yakni amal jama’i, ta’awuna’alal birri wa taqwa.

Kedua, sadarilah bila Andaa mendelegasikan pekerjaan kepada yang layak, berarti Anda telah memberdayakan (empowerment) orang lain. Inilah ciri manajeman modern. Mungkin akan menyita waktu pada awalnya, tapi akan selalu lebih baik untuk jangka panjang.

Tidak Mampu Mengatakan Tidak

Hal ini menujukkan sikap ketidaktegasan Anda untuk melakukan hal-hal yang bersifat interuptif, dan tentu saja akan mengacaukan aktifitas pokok atau prioritas Anda.

Saran praktis : Sadarilah bahwa Anda tidak mungkin mampu melayani semua permintaan. Buatlah keputusan untuk melakukan apa yang harus dikerjakan dan benar-benar ingin untuk dilakukan dan katakan tidak untuk yang lain dari itu.

Bekerja Tanpa Agenda

Ibarat membangun rumah tanpa blue print, tanpa anggaran, tanpa limit waktu, maka hasilnya cenderung amburadul. Seandainya jadi pun sulit untuk dinilai dimana letak pemborosannya.

Saran praktis : Renungilah betapa Islam telah melatih kita agar beraktifitas berdasarkan waktu-waktu yang telah ditentukan. Dalam Islam terdapat kegiatan ibadah yang telah diagendakan baik dalam sehari (sholat lima waktu), sepekan (sholat Jum’at), dalam sebulan ( puasa ayamul bidh dan tilawah Qur’an minimal satu juz), dalam setahun (puasa Ramadhan, Zakat, bahkan dalam seumur hidup (ibadah haji, jika mampu).

Buatlah agenda kerja harian, mingguan, bulanan. Ingat, bila Anda gagal membuat rencana, hakikatnya Anda justru membuat rencana untuk menuai kekacauan dan kegagalan, dan bersiaplah untuk menyesal. Ibnu Atho’illah berkata, “Siapa yang awal perjalanannya berkilau, berkilau pula kesudahannya.”

Akrab dengan Penganggu

Dapatkah sebuah bangunan diselesaikan bila engkau membangunnya dan orang lain menghancurkannya (sya’ir).

Ibnu Atho’illah berkata, ‘Janganlah engkau bersahabat dengan orang yang perilakunya tak dapat membangkitkan semangat, dan tutur katanya tak dapat menunjukkan engkau ke jalan Allah.”

Memang selalu ada saja teman yang terlalu suka bercanda tanpa memandang waktu, selalu mengajak ngobrol ngalor ngidul tanpa arah.

Saran praktis :

Pertama, hindari mereka sesering mungkin karena sesungguhnya mereka tidak pernah memacu prestasi Anda, malah mematikan potensi serta waktu Anda.

Kedua, tingkatkan kemampuan negosiasi Anda, sehingga Anda mampu mengendalikan diri sekaligus menolong mereka keluar dari habitat kumpulan orang-orang lalai. Bila perlu gunakan metode negosiasi win-lose (menang-kalah) untuk cepat menghentikan pembicaraan yang tidak bermanfaat itu.

Kebiasaan Baca yang Salah

Jangan dulu gembira bila Anda mengisi mini time (waktu singkat), seperti menunggu dalam perjalanan dengan kegiatan membaca, merasa telah terhindar dari lost time (kehilangan waktu). Mengapa? Karena kebiasaan baca yang salah pun akan membuat Anda terjebak, sehingga tetap berada dalam sangkar lost time.

Oleh karena itu untuk mengurangi lost time akibat kebiasaan baca yang salah ada beberapa tips sebagai berikut:

1. Bacalah sesuatu (majalah, koran, buku, dan lain-lain) yang Anda perlukan, dan coba tanyakan paada diri Anda apakah Anda perlu berlangganan?

2. Jadwalkan kegiatan membaca sebagai bagian dari jadwal harian Anda. Jika tidak, Anda tidak akan pernah punya waktu untuk membaca.

3. Membacalah pada saat-saat yang tidak terlalu baik untuk mengerjakan hal-hal lain.

4. Tentukan apa yang akan Anda baca dan berapa lama waktu yang akan dihabiskan.

5. Gunakan stabilo atau sejenisnya untuk menandai informasi penting dari bacaan tersebut. Bila Anda tidak ingin sumber bacaan itu kotor karena coretan, Anda bisa menuliskannya pada kertas lain. Dengan demikian Anda telah mendapat manfaat nyata dari bacaan Anda.

Kurang Kreatif

Tingkat kreatifitas seseorang menunjukkan kepiawaian mengisi waktu seseorang. Bagi orang-orang kreatif tidak mengenal istilah harus berbuat apa saya ini? Atau apa yang dapat saya lakukan? Biasanya orang yang kreatif akan terhindar dari perasaan sia-sia.

Saran praktis :

Pertama, berorientasilah untuk menciptakan hal-hal baru, karena kemampuan inilah yang memungkinkan untuk terjadinya perubahan dan perbaikan kualitas hidup. Perilaku kreatis merupakan fungsi dari unsur-unsur Imanjinasi, Data, Evaluasi, dan Aksi (IDEA). Perilaku kreatif tidak akan muncul jika salah satu untusur-unsur di atas tidak ada.

Kedua, usahakan untuk tidak terpaku pada kebiasaan yang sering menghalangi untuk sampai pada pendekatan-pendekatan kreatif dan inovatif. Perlu dipahami bahwa kreatifitas tanpa diimbangi sikap disiplin, akan menjebak kita pada pembuangan waktu pula. Tanpa disiplin, manfaat dari prioritas, deadline dan pooling tidak akan pernah menjadi maksimal.

Disiplin berarti mematuhi prioritas dan deadline yang telah ditetapkan. Kita menggunakan kreatifitas untuk merencanakan dan menggabungkan beberapa kegiatan agar waktu yang tersedia termanfaatkan secara optimal.

Selamat berlatih. Bila Anda mampu mengelola waktu, berarti Anda telah mampu mengelola diri sendiri, bahkan Anda mampu membantu orang lain mengelola waktunya. Wallahu’alam

ref;